LAPORAN KERJA PRAKTEK
SISTEM INFORMASI AGENDA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
BADAN PERTANAHAN NASIONAL
KABUPATEN KLATEN
Periode 01 Juli – 01 Agustus 2014
Disusun Oleh :
Nama Mahasiswa : Dian Pradita
NIM : 1224100397
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS WIDYA DHARMA KLATEN
2013 - 2014
LEMBAR PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA LAPORAN KERJA PRAKTEK INI BENAR HASIL KARYA SENDIRI BERDASARKAN PRAKTEK KERJA YANG SAYA LAKUKAN DI KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN KLATEN PADA TANGGAL 01 JULI- 01 AGUSTUS 2014
Klaten,01 Agustus 2014
Penulis
LEMBAR PENGESAHAAN
SISTEM INFORMASI AGENDA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
BADAN PERTANAHAN NASIONAL KLATEN
Periode 01 Juli – 01 Agustus 2014
Disusun Oleh :
Nama Mahasiswa : Dian Pradita
NIM : 1224100397
Mengetahui
Ketua Progdi Manajemen Informatika
Hendro Joko Prasetyo, M.Kom
NIK. 690 903 276
SISTEM INFORMASI AGENDA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
BADAN PERTANAHAN NASIONAL
KABUPATEN KLATEN
DIAN PRADITA
Jurusan Manajemen Informatika,Fakultas Ilmu Komputer,Universitas Widya Dharma Klaten
ABSTRAK
Dalam Era Globalisasi Perkembangan teknologi berkembang sangat pesat, khususnya teknologi komputer dengan data terpusat dalam hal pengarsipan dokumen. Namun tidak semua instansi mempunyai sarana dan prasarana yang lengkap. Seperti yang ada di Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten saat ini, prosedur yang diterapkan pada Agenda surat masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Tata Usaha mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga semua dilakukan secara konvensional. Dokumentasi surat masuk dan surat keluar hanya berupa penulisan di buku besar. Sedangkan pada tahap pengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy. Dengan adanya masalah yang telah sebutkan, Bagian Umum Tata Usaha di Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten dirasa perlu untuk merubah metode pengagendaan persuratan yang saat ini mereka gunakan, yaitu metode konvensional, menjadi metode pengagendaan persuratan yang terkomputerisasi dan otomatis. Dengan adanya Sistem Informasi Agenda surat Masuk Dan Surat Keluar, diharapkan menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola surat masuk dan keluar sesuai alur yang di tetapkan, dan dapat menyelesaikan masalah yang ada saat ini. Penelitian ini dilakukan untuk membuat aplikasi pengarsipan, yang dapat mengelola surat masuk dan keluar secara efektif sesuai alur yang telah ditetapkan oleh Bagian Umum Sekretariat di Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten. Pengarsipan surat dilakukan secara elektronik, yaitu penyimpanan dokumem softcopy, dan dilengkapi dengan laporan surat masuk dan surat keluar. Dengan adanya aplikasi surat masuk dan surat keluar dapat mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat dan disposisi, mengurangi penggunaan kertas, memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pengontrolan disposisi surat, serta mudah dalam penggunaannya. Untuk menghubungkan setiap form dan menghindari redudansi data digunakan Relasi Antar Table (RAT) dan Entity Relationship Diagram (ERD) serta Data Flow Diagram (DFD) untuk melihat alir sistem. Dalam membangun sistem ini digunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 sebagai databasenya.
Kata Kunci : Sistem Informasi Agenda Surat masuk dan Surat keluar, Microsoft Visual Basic 6.0 , SQL Server
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas Rahmatnya sehingga penulis dapat menyelesaikanKuliah Praktek di Badan Pertanahanan Nasional Kabupaten Klaten, sebagai salah satu syarat kelulusan gelar Ahli Madya pada program studi Manajemen Informatika Universitas Widya Dharma Klaten.
Selama Kuliah Praktek penulis dapat memulai proses adaptasi seperti apa dunia kerja itu sendiri. Segala bentuk tantangan dan hambatan selama proses Kuliah Praktek menjadikan penulis mampu memecahkan segala masalah yang di hadapkan kepada penulis.
tak lepas dari dorongan maupun bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada :
1. Hendro Joko Prasetyo, M.KOM selaku Kepala progdi Jurusan Manjemen Informatika
2. Drs. Agus Abdul Kholil, MM selaku Kepala TU Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten
3. Bpk. Maryono selaku Pembimbing di Badan Pertahanan Nasional Kabupaten Klaten
4. Seluruh Pegawai yang telah membantu penulis dalam pelaksanaan Kuliah Praktek, serta pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu- persatu.
Dalam pelaksanaan dan penyusunan laporan magang kerja, penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan. Saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan oleh penulis.
Demikian yang dapat penulis sampaikan, semoga laporan ini dapat menjadi manfaat khususnya bagi penulis dan pihak lain pada umumnya.
Klaten, 01 Agustus 2014
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Kerja Praktek i
Lembar Pernyataan ii
Lembar Pengesahan iii
Abstrak iv
Kata Pengantar v
Daftar Isi vi
Daftar Gambar vii
Daftar Lampiran viii
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 1
1. Rumusan Masalah 2
2. Batasan Masalah 2
B. Tujuan Kuliah Kerja Praktek 3
C. Tinjauan Pustaka 3
D. Metodologi Penelitian 3
1. Metode Observasi 3
2. Metode Wawancara 3
3. Metode Kepustakaan 3
E. Sistematika Penulisan 3
BAB 1I GAMBARAN UMUM TEMPAT KULIAH KERJA PRAKTEK
A. Sekilas tentang Badan Pertanahan Nasional KabupatenKlaten 4
1. Visi,Misi dan Struktur Organisasi Badan Pertanahan Kabupaten
Klaten 4
Klaten 4
a. Visi 4
b. Misi 4
A. Stuktur Organisasi 5
BAB III METODE PRAKTEK
A. Perancangan Sistem dan Teori Penunjang 6
1. Ruang Lingkup Penelitian 6
2. Tempat dan Waktu Penelitian 6
3. Alat dan Bahan 6
4. Teknik Pengumpulan Data 7
5. Tahapan Penelitian 8
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Sistem 9
B. Perancangan Sistem 9
C. Implementasi Single User 9
D. Implementasi Database 9
E. Implementasi Anatar Muka 9
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan 10
B. Saran 10
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR
II.1. Gb. Stuktur Organisasi
IV.2. Gb. Diagram Konteks
IV.3. Gb. DAD Level 1
V.4. Gb. ERD ( Entity Relationship Diagram )
VI.5. Gb. Relasi (Relasi Antar Tabel)
DAFTAR LAMPIRAN
- Tempat Lokasi Kerja Praktek
- Foto - Foto di BPN Klaten
- Keterangan Melaksanakan PKL
- Lembar Pengesahan dari Instansi BPN Klaten
- Daftar Hadir Mahasiswa Kerja Praktek di BPN Klaten
- Foto - Foto di BPN Klaten
- Keterangan Melaksanakan PKL
- Lembar Pengesahan dari Instansi BPN Klaten
- Daftar Hadir Mahasiswa Kerja Praktek di BPN Klaten
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Komputerisasi di indonesia pada saat ini maju pesat seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi serta telah banyak kita temukan dalam dunia pendidikan, bisnis, maupun pemasaran. Di instansi pemerintah pun banyak menggunakan sistem komputerisasi dalam pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang akurat arsip surat dan dokumentasi yang baik. Salah satu permasalahan utama adalah bagaimana mengolah data sedemikian rupa untuk menghasilkan informasi yang berguna dan mudah digunakan oleh pengguna informasi. Namun masih banyak ditemukan dalam suatu instansi yang melakukan berbagai kesalahan dalam proses pengelolaan atau data-data penting yang ada. Seperti ada ditemukannya data atau surat yang tercecer ataupun rusak sehingga dapat mengakibatkan kerugian pada instansi tersebut.
Salah satu instansi pemerintah yang menggunakan sistem komputer adalah pada Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten. Dalam pengarsipan baik surat masuk maupun surat keluar ada pada Sub bagian Umum, disini dalam pemrosesan surat masuk dan surat keluar belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara manual, yaitu dicatat dalam bentuk sebuah buku. Hal ini mengakibatkan surat baik yang masuk maupun yang keluar sering terlambat di proses.Begitu pentingnya peran pengarsipan dalam menangani surat masuk dan surat keluar tersebut, maka penulis mencoba untuk menerapkan sistem pengarsipan yang lama dengan sistem pengarsipan yang baru yaitu dengan menggunakan sistem komputerisasi, yang diharapkan dapat lebih mempermudah dan mempercepat dalam pengolahan data dan mendapatkan informasi yang cepat dan efisien.
Berdasarkan hasil analisis tersebut, maka penulis mencoba untuk menerapkan Sistem Informasi Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten dan membuat tugas akhir yang berjudul :
Sistem Informasi Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten.
1. Rumusan Masalah
Permasalahan yang akan dibahas pada penelitian tugas ini adalah, bagaimana merancang dan mengimplementasikan sistem informasi komputerisasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten.
2. Batasan Masalah
Dalam perancangan sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten, maka penulis membatasi permasalahan yang ada sebagai berikut :
Permasalahan yang akan dibahas pada penelitian tugas ini adalah, bagaimana merancang dan mengimplementasikan sistem informasi komputerisasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten.
2. Batasan Masalah
Dalam perancangan sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten, maka penulis membatasi permasalahan yang ada sebagai berikut :
1. Sistem Informasi yang akan dikembangkan hanya menyangkut Surat Masuk dan Surat Keluar.
2. Perangkat lunak yang akan digunakan dalam pembuatan Sistem informasi ini adalah Visual Basic 6.0 dan SQL server sebagai databasenya.
3. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat Berbasis multi user hanya berfungsi untuk melakukan penginputan data, pengeditan data, penghapusan data, pencarian data, dan pembuatan laporan.
B.Tujuan Kuliah Kerja Praktek
Tujuan dari penelitian tersebut adalah dapat mengaplikasikan ilmu yang didapat selama perkuliahan dalam dunia kerja, memudahkan pencarian data kearsipan surat masuk dan surat keluar dan sebagai bahan pertimbangan atau bahan masukan yang bermanfaat bagi pengembangan suatu sistem pengarsipan yang ada di Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membantu dalam sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Sub Bagian Umum yang ada pada Bagian Tata Usaha di Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten.
yang masih bersifat manual menjadi sistem komputerisasi, sehingga dapat mempermudah pengarsipan surat masuk dan surat keluar untuk mempermudah pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar untuk mempermudah pencarian arsipsurat masuk dan surat keluar.
Tujuan dari penelitian tersebut adalah dapat mengaplikasikan ilmu yang didapat selama perkuliahan dalam dunia kerja, memudahkan pencarian data kearsipan surat masuk dan surat keluar dan sebagai bahan pertimbangan atau bahan masukan yang bermanfaat bagi pengembangan suatu sistem pengarsipan yang ada di Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membantu dalam sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Sub Bagian Umum yang ada pada Bagian Tata Usaha di Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten.
yang masih bersifat manual menjadi sistem komputerisasi, sehingga dapat mempermudah pengarsipan surat masuk dan surat keluar untuk mempermudah pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar untuk mempermudah pencarian arsipsurat masuk dan surat keluar.
C. Tinjauan Pustaka
2.1. Surat
Menurut Sulchan Yasin dalam bukunya yang berjudul Surat Menyurat Praktis Siap Pakai (2002), Surat pada dasarnya adalah alat komunikasi jarak jauh antara manusia dengan mempergunakan bahasa tulisan dan secara kertas sebagai dasarnya. Dengan kata lain disebut bahwa surat adalah sarana untuk menyampaikan pikiran, isi hati, maksud, atau kehendak, pada orang lain melalui bahasa tulis dengan mempergunakan kertas sebagai sarana.Menurut Heni Subagyo dalam bukunya yang berjudul ‘Surat Menyurat Lengkap’, 2007. Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan diatas selembar kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman serba modern ini, manusia tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik yang berada disekitarnya maupun ditempat yang jauh.
2.2. Sistem
Menurut Agus Mulyanto Sistem diartikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu sebagai satu kesatuan. Menurut Jerry Fith Gerald (Jogiyanto,2000) dalam buku Agus Mulyanto, 2009.
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.3. Perancangan dan Implementasi
Perancangan adalah strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan itu (Nugroho, A. 2002).Implementasi merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru dimana sistem yang baru ini akan dioperasikan secara menyeluruh.Terhadap sistem yang baru itu sudah harus dilakukan proses analisis dan desain secara terinci.(Kusrini et All. 2007).
2.4. Database
Database adalah suatu kumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer. Database terdiri dari beberapa tabel yang saling terorganisir tabel digunakan untuk menyimpan data dan terdiri dari baris dan kolom. Data tersebut dapat ditampilkan, dimodifikasi, dan dihapus dari tabel (Andi, 2008).
2.5. Diagram Diagram Konteks DAD ( Diagram Arus Data ).
Diagram konteks merupakan diagram yang memperlihatkan sistem sebagai sebuah proses.
2.6. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship diagram atau relasi diagram adalah gambaran atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem.
2.7. Data Flow Diagram (DFD)
1) DFD Level 0, Berisi siapa saja yang memberikan data (inputan) kesistem serta kepada siapa data informasi yang harus dihasilkan sistem.
2) DFD Level 1 merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan arus data secara detail tahapan-tahapan proses pada diagram nol.
2.8. Relasi Antar Tabel (RAT)
Relasi Antar Tabel(RAT) yang berguna sebagai gambaran hubungan antar tabel, dimana tabel yang mempunyai relasi dapat saling berkomunikasi.
2.9. Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman yang berbasis GUI (Graphic User Interface) yang didalamnya berisi perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Microsoft Visual Basic 6.0 dapat memanfaatkan kemampuan Microsoft Windows secara optimal dengan memiliki kemampuan dalam menyediakan komponen-komponen dalam merancang dan membuat suatu program aplikasi.
3.0. Struktur Query Language Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management sistem yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas (Riyanto, 2005). Bahasa SQL mempunyai beberapa bagian yaitu: (Kusrini et All. 2007)
1) DDL (Data Definition Language) yaitu bahasa yang mempunyai kemampuan untuk mendefinisikan data yang berhubungan dengan pembuatan dan penghapusan objek seperti tabel, indeks, bahkan basis data sendiri. Misalnya: CREATE, DROP, ALTER
2) DML (Data Manipulation Language) adalah bahasa yang berhubungan dengan proses manipulasi data pada tabel record. Misalnya: INSERT, UPDATE, SELECT, DELETE
3) DCL (Data Control Language), yaitu bahasa yang berhubungan dengan pengendalian akses ke database. Beberapa perintah DCL yaitu : GRANT, REVOKE.
C. Metodologi Penelitian
1) Studi Kepustakaan yaitu metode pengumpulan data dengan cara membaca, mencari, memahami serta meringkas hal-hal yang berhubungan dengan penelitian ini seperti dari buku, majalah, jurnal online, artikel serta media cetak lainya yang berkaitan dengan pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
2) Observasi dengan mengadakan pengamatan langsung pada Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten.
3) Wawancara, dilakukan pada SubBagian Tata Usaha Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten. ini dilakukan untuk mengetahui proses pengelolaan data surat masuk dan surat keluar.
4) Penelitian lapangan, yang dilakukan secara langsung pada kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten untuk pengambilan data.
D. Sistematika penulisan
Sistematika yang digunakan dalam penyusunan laporan kuliah kerja paraktek adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan tentang latarbelakang masalah, batasanmasalah, rumusan masalah, manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT KERJA PRAKTEK
Pada bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat, lokasi dan struktur organisasi Badan Pertanahan Nasional Babupaten Klaten.
BAB III METODE PENELITIAN
Berisi tentang tata cara pengumpulan data dalam pengambilan data Nasksah Kerja Praktik yang penulis lakukan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Berisi tentang analisis dan perancangan sistem meliputi rancangan diagram
Konteks, DFD, dan ERD. Relasi Antar Tabel (RAT), dan penjelasan mengenai implementasi system.
BAB V PENUTUP
Kesimpulan/Saran
DAFTAR PUSTAKA
BAB II
GAMBARAN UMUM TEMPAT KULIAH
KERJA PRAKTEK
A. Sekilas tentang Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten
Badan Pertanahan Nasional (BPN) adalah Lembaga Pemerintah Non Kementrian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden dan dipimpin oleh Kepala. (Sesuai dengan Perpres No. 10 Tahun 2006)
Badan Pertanahan Nasional mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pertanahan secara nasional, regional dan sektoral.
1. Visi , Misi dan Struktur Organisasi Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten
a. Visi
Menjadi lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat, serta keadilan dan keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegaraan Republik Indonesia.
b. Misi
Mengembangkan dan menyelenggarakan politik dan kebijakan pertanahan untuk:
1. Peningkatan kesejahteraan rakyat, penciptaan sumber-sumber baru kemakmuran rakyat, pengurangan kemiskinan dan kesenjangan pendapatan, serta pemantapan ketahanan pangan.
2. peningkatan tatanan kehidupan bersama yang lebih berkeadilan dan bermartabat dalam kaitannya dengan penguasaan, pemilikan, penggunaan dan pemanfaatan tanah (P4T).
3. Perwujudan tatanan kehidupan bersama yang harmonis dengan mengatasi berbagai sengketa, konflik dan perkara pertanahan di seluruh tanah air dan penataan perangkat hukum dan sistem pengelolaan pertanahan sehingga tidak melahirkan sengketa, konflik dan perkara di kemudian hari.
4. Keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegaraan Indonesia dengan memberikan akses seluas-luasnya pada generasi yang akan datang terhadap tanah sebagai sumber kesejahteraan masyarakat. Menguatkan lembaga pertanahan sesuai dengan jiwa, semangat, prinsip dan aturan yang tertuang dalam UUPA dan aspirasi rakyat secara luas.
B. Struktur Organisasi
Gb. Struktur organisasi
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Perancangan Sistem dan Teori Penunjang
1. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup merupakan hal yang sangat penting untuk menentukan sebelum sampai tahap pembahasan selanjutnya, agar pembahasan suatu masalah dalam penelitian dapat terarah atau fokus terhadap suatu tujuan penelitian, apabila kita mengkaji lebih dalam maka kita dapat melihat luasnya permasalahan yang ada dalam penelitian ini sehingga dibatasi menggunakan ruang lingkup masalah agar penelitian ini dapat menyajikan hasil yang akurat.
2. Tempat dan Waktu Penelitian
Tempat penelitian merupakan hal yang mendasari pemilihan, pengolahan, dan penafsiran suatu data dan keterangan yang berkaitan dengan apa yang menjadi tujuan penelitian. Penelitian ini dilaksanakan pada Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten, yang berlokasi di Jalan Veteran No. 88 Kota Klaten Jawa tengah Telepon (0272) 324534,Email Kantahkabklaten@yahoo.co.id . Sedangkan waktu penelitian dilaksanaakan pada bulan 01 juni – 01 agustus 2014.
3. Alat dan bahan
Yang digunakan dalam penelitian ini adalah hardware dan software.
1. Satu unit Laptop, Ram 2 GB
2. Sistem operasi Windows 7 Ultimete
3. Microsoft Office Word 2007
4. Aplikasi SQL Server 2000 Sebagai databasenya untuk meyimpan data.
5. Aplikasi Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0
4. Teknik Pengumpulan Data :
1. Kajian Pustaka
Teknik Kepustakaan,yaitu dilakukan dengan cara mengumpulkan dan mempelajari teori-teori dan literatur yang berhubungan dengan judul penelitian.
2. Pengamatan (observasi), dilakukan untuk memperoleh informasi yang berkaitan dengan kondisi nyata atau fakta dilapangan tentang penyampaian informasi surat masuk dan surat keluar. Pengamatan langkah – langkah sebagai berikut :
· - Wawancara (Interview )
· - Dokumentasi
5 . Tahapan penelitian
Pelaksanaan penelitian meliputi tiga tahapan yaitu:
1) Tahap persiapan
a) Dari perpustakaan, laporan penelitian kerja praktek.
Dalam hal ini mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dalam penelitain baik yang di dapatdari perpustakaan maupun instansi.
b) Penyusunan rencana survei.
Dalam hal ini menyusun jadwal survei dengan mempersiapkan beberapa pertanyaan yang akan diajukan kepada operator dan kepala kantor yang menangaini proses pembuatan surat hak milik tanah.
2) Tahap pelaksanaan
a) Survei intansional, meliputi pengumpulan data buku dan dilakukan pengumpulan data dan hasil penelitian terkait.
b) Wawancara dan observasi mengenai dampak penggunaan aplikasi pada pengguna (operator).
3) Tahap Penyusunan Laporan
a) Perumusan hasil kajian.
b) Rekomendasi aplikasi sistem.
c) Implementasi dengan pembuatan program aplikasi
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Sistem
1. Analisis Dokumen
Analisa dokumen yang menggambarkan bagaimana, dan untuk apa saja dokumen-dokumen itu digunakan dalam Sistem Informasi Agenda Surat Mauk dan Surat Keluar Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten. Untuk itu, analisa dokumen merupakan salah satu cara yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya.
2 . Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Sistem Informasi Agenda Surat Mauk dan Surat Keluar Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kabupaten Klaten
Sistem Informasi Agenda Surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa,
rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat
untuk pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis
ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya
adalah melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat
keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku
Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris
(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat
masuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan
diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi
yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku
Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi
kepada pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan
agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit
pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku
untuk kantor tersebut.
(Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).
Rancangan Penelitian : Pada rancangan penelitian ini akan dijelaskan mengenai diagram cara kerja system usulan, diagram Konteks, DFD, dan ERD.
B. Perancangan sistem
Dalam perancangan sistem ini peneliti menggunakan DAD ( Diagram Arus Data ).
Diagram Konteks : Diagram konteks merupakan diagram yang memperlihatkan sistem sebagai sebuah proses. Tujuannya adalah memberikan pandangan umum sistem. Dari gambar 3.1 diperlihatkan hubungan dan interaksi antara pihak Bagian Tata Usaha (sebagai admin) memelalui aplikasi sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
Gb. Diagram konteks
Data Flow Diagram (DFD) : Data Flow Diagram menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berbuhubungan satu dengan yang lain dengan aliran dan penyimpangan data. Dimana pada data flow diagram pada perancangan sistem pengarsipan Surat masuk dan surat keluar sebagai berikut.
Gambar : DFD Level 1 Sistem
Entity Relationship Diagram (ERD) : ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Berikut adalah ERD dalam perancangan sistem komputerisasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
Gb. ERD ( Entity Relationship Diagram )
Relasi Antar Tabel (RAT) merupakan suatu relassi model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. Relasi Sistem Informasi Surat masuk dan surat keluar sebagai berikut.
Gb. Relasi (Relasi Antar Tabel)
Setelah melewati tahapan perancangan, maka tahap selanjutnya adalah tahapan implementasi, yakni ujicoba sistem yang telah berhasil dibangun. Pada sistem ini terdapat 3 form master yitu form master JenisSurat, form master Petugas dan form master Penerimaan Disposisi. Kemudian ada 3 form transaksi yaitu form transaksi Disposisi, form transaksi Surat Masuk dan form transaksi Surat Keluar serta form laporannya.
1) Form Master Jenis Surat
Form master jenis surat digunakan untuk menampung data-data jenis surat yang ada di BPN Kota Klaten. Berikut gambarnya:
2) Form Master Penerima Disposisi
Form master penerima disposisi digunakan untuk menampung data-data penerima disposisi yang ada di BPN Kota Klaten. Berikut gambarnya:
3) Form Transaksi Disposisi
Form transaksi disposisi digunakan untuk menampung data-data disposisi yang ada di BPN Kota Klaten . Berikut gambarnya:
4) Form Transaksi Surat Masuk
Form transaksi surat masuk digunakan untuk menampung data-data surat masuk yang ada di BPN Kota Klaten . Berikut gambarnya:
5) Form Transaksi Surat Keluar
Form transaksi surat keluar digunakan untuk menampung data-data surat keluar yang ada di BPN Kota Klaten. Berikut gambarnya:
6) Form Laporan Surat Masuk
7) Form Laporan Surat Keluar
8) Form Laporan Disposisi
C. Implementasi single user
Sistem ini meggunakan single user yang hanya operator di bagian pembuatan surat pembuatan hak milik tanah yang nanti dapat menginputkan maupun mengolah berkas yang masuk, aplikasi ini mudah diakses sehingga tidak memerlukan operator yang ahli dibidangnya.
D. Implementasi Database
Sistem ini menggunakan database sebagai media penyimpanan data dari aplikasi yang dibuat, dalam hal ini database yang dibuat diberi nama HM dengan beberapa tabel antara lain tabel teller, pembuatan surat hak milik, pencetakan, kepala kantor.
E. Implementasi Antar muka
Aplikasi yang dibuat bertujuan agar berkas surat masuk dan surat keluar yang masuk ke bagian pembuatan surat hak milik tanah bisa terstruktur sehingga dalam pembuatan sertifikat tanah dapat segera dikerjakan dan laporan dapat segera di dapatkan.
BAB V
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan penulisan yang telah dilakukan selama membangun dan mengimplementasikan program aplikasi ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan antara lain:
1) Sistem informasiagenda surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan masih bersifat konvensional dan membutuhkan waktu yang lama serta sering terjadi kesalahan dalam pencatatan surat masuk dan surat keluar serta masih minimnya pemahaman pegawai mengenai bagaimana pengelolaan surat yang efektif dan efisien sehingga didalam pelaksanaannya terdapat ketidak sesuaian dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan petunjuk dan pedoman yang ada.
2) Sistem informasi agenda surat masuk dan surat keluar yang diusulkan adalah dengan menggunakan sistem informasi secara komputerisasi maka proses penginputan dan pencarian data surat masuk dan surat keluar akan secara cepat karena data-data tersimpan dengan aman dan terstruktur serta tidak terjadi lagi keterlambatan dalam pencarian data.
Dengan adanya aplikasi data surat masuk dan surat keluar yang berbasiskan komputerisasi sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja khususnya dari segi proses surat masuk dan surat keluar dan pembuatan laporan akan menjadi cepat dan akurat.
Saran
Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam perancangan aplikasi ini, oleh karena itu demi pengembangan aplikasi khususnya bagian pembuatan sistem agenda surat masuk dan surat keluar yang akan menggunakan aplikasi ini penulis menyarankan:
· Sistem ini menggunakan sistem single user yang dikhususkan bagi operator dibagian tu pengolahan surat masuk dan surat keluar.
· Dikembangkanya sitem informasi untuk pengolahahan surat.
Dari hasil analisis pembuatan program, terdapat beberapa saran bagi pembaca untuk:
1. Mengembangkan perangkat lunak menjadi lebih baik dengan meningkatkan desain antar muka agar lebih baik.
2. Perlunya proses update perangkat lunak untuk terus menjaga terpenuhinya kebutuhan user dan admin dalam mengolah data surat.
3. Mengembangkan manajemen user agar hak akses dokumen lebih tertata dengan baik.
4. Diharapkan adanya penambahan kemampuan dalam penginputan surat masuk melalui scaner ke database secara langsung.
DAFTAR PUSTAKA
Kristanto,H, Konsep & Perancangan Database : Andi ; 2004
Sunyoto,A, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL:
Andi; 2007
Andi; 2007
Drs. Sulchan Yasin, Surat Menyurat Praktis Siap Pakai. Surabaya ; 2002
Jogianto. 2005. Analisa dan Disain Sistem Informasi Tersruktur.Yogyakarta:
Penerbit Andi
Romlay, Marshall B. 2006. Sistem Informasi Managemant. Edisi ke-9. Buku 1.Jakarta : Salemba Empat
Whitten,Jeffery L. 2006. Metode Desain dan Analisis Sistem. Edisi Ke-6.
Yogyakarta : Andi
Winarno, Wahyu Wing. 2006. Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke-6.
Yogyakarta : UPP STIM YKPN
Husni Iskandar Pohan, Kusnassriyanto Saeful Bahri, 1997 “Pengantar
Perancangan Sistem”, Penerbit Erlangga
Indrajani, S.Kom., M.M. 2011. Basis Data Dalam All In One. Jakarta : Elex
Media Komputindo
Kadir Abdul, 2003 pengenalan sistem Informasi,Andi, Yogyakarta
Kristanto,Andi. 2008.Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.
Yogyakarta : Gaya Media.
Prof. Dr. Jogiyanto. H.M. 2009. Sistem Tekhnologi Informasi. Yogyakarta .
KETERANGAN TELAH MELAKSANAKAN PK
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : DRS.AGUS ABDUL CHOLIL,M.M
NIP : 19640416 199203 1005
Pangkat / Gol : Pembina IV / a
Pangkat / Gol : Pembina IV / a
Jabatan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Nama Instansi : Kantor Pertanahan Kabupaten Klaten
Alamat : Jln. Veteran No.88,Telp.(0272) 324534 Klaten
Menerangkan bahwa
Nama Mahasiswa : Dian Pradita
Nomor Induk Mahasiswa : 1224100397
Bidang Keahlian : Manajemen Informatika
Telah melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dari tanggal 01 Juli 2014 s.d 01 Agustus 2014 dengan hasil :*)
a. Sangat Memuaskan (A)
b. Memuaskan (B)
c. Cukup (C)
d. Kurang (D)
b. Memuaskan (B)
c. Cukup (C)
d. Kurang (D)
Catatan:
|
Klaten, 01 Agustus 2014
An.Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Klate
Kepala Sub Bagian.Tata Usaha
An.Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Klate
Kepala Sub Bagian.Tata Usaha
DRS.AGUS ABDUL CHOLIL, M.M.
NIP.19640416 199203 1005
*)Pilih salah satu
BADAN PERTANAHAN NASIONAL REBUBLIK INDONESIA KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN KLATEN
Jln. Veteran No. 88 Klaten Telp. (0272) 324534,321983, Fax 321172 Kode Pos 57401
Surat Keterangan
Nomor : 1173.2 / 100.2/ VIII/ 2014
Kepala Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Klaten dengan ini menerangkan bahwa yang bernama dibawah ini :
1. NAMA : Eni Wahyuningsih
NIM : 1224100379
SEMESTER : V
2. NAMA : Dian Pradita
NIM : 1224100397
SEMESTER : V
3. NAMA : Dita Nur Indriyani
NIM : 1224100388
SEMESTER : V
4. NAMA : Ratna Yuniati
NIM : 1224100399
SEMESTER : V
Telah melaksanakan kerja praktek lapangan di Kantor Pertanahan Kabupaten Klaten mulai tanggal 01 Juli 2014 s/d 01 Agustus 2014.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagai mana mestinya.
Klaten,01 Agustus 2014
An. Kepala Kantor Pertanahan
Kabupaten Klaten
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
DRS.AGUS ABDUL CHOLIL, M.M.
NIP.19640416 199203 1005
DAFTAR HADIR MAHASISWA KERJA PRAKTEK UNWIDHA KLATEN DI
KANTOR PERTANAHAN KABPATEN KLATEN
BULAN AGUSTUS 2014
Klaten,01 Agustus 2014
An. Kepala Kantor Pertanahan
Kabupaten Klaten
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
DRS.AGUS ABDUL CHOLIL, M.M.
NIP.19640416 199203 1005
DAFTAR HADIR MAHASISWA KERJA PRAKTEK UNWIDHA KLATEN DI
KANTOR PERTANAHAN KABPATEN KLATEN
BULAN JULI 2014
Klaten,01 A EFDS,MGNDSAFgustus 2014
An. Kepala Kantor Pertanahan
Kabupaten Klaten
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
DRS.AGUS ABDUL CHOLIL, M.M.
NIP.19640416 199203 1005
NB: bila mau aslinya hubungi keemail saya:
dieanditta@gmail.com
NB: bila mau aslinya hubungi keemail saya:
dieanditta@gmail.com
